Schreibmentoren: Im Home Office produktiv telefonieren

Gerade im Dienstleistungsbereich, wo die direkte Kommunikation mit Kund:innen nach wie vor im Zentrum steht, ist eine verlässliche Telefonie-Lösung unerlässlich. Insbesondere in der Corona-Pandemie war es für Arbeitgeber schwierig, die Telekommunikation im Home Office zu gestalten und Teams auch remote erreichbar zu machen. Erfahre in diesem Artikel, wie die Schreibmentoren mit ihren Kund:innen dank satellite in Verbindung bleiben - egal, wo sie sich befinden.

Das sind die Schreibmentoren aus Münster

Die Schreibmentoren aus Münster bieten professionellen Schreibservice für wissenschaftliches Arbeiten an. Das Unternehmen hilft dabei, die Qualität von wissenschaftlichen Texten sicherzustellen und zu verbessern. Dabei übernehmen individuelle Betreuer:innen zum Beispiel Korrektur, Lektorat und Plagiatsprüfung, aber auch die Übersetzung und Formatierung von Texten. Die Schreibmentoren sind immer dann zur Stelle, wenn Hilfe bei Literaturrecherche oder Themenfindung nötig ist oder eine Schreibblockade die Schreibenden quält.

Das Besondere an den Schreibmentoren ist, dass über 100 freie Arbeitnehmer:innen mit verschiedenen wissenschaftlichen Themenschwerpunkten zum Team gehören. Ob Kommunikationstrainer:in, Lehrbeauftragte oder Wissenschaftler:innen: Die Schreibmentoren setzen sich aus einem bunten Mix verschiedener Expert:innen zusammen und können so einen umfangreichen Service in unterschiedlichen Themenbereichen bieten.

Telekommunikation remote einrichten: Flexible Telefonielösung im Home Office

Was die Arbeit der Schreibmentoren in erster Linie ausmacht, ist die enge Betreuung der Kund:innen im gesamten Schreibprozess. Diese Arbeit findet in erster Linie remote statt: Insbesondere gehören umfassende Beratungsgespräche ebenso wie kurzfristige Absprachen per Telefon zum Tagesgeschäft. Dafür ist es wichtig, nicht nur die telefonische Erreichbarkeit der festen Mitarbeiter:innen im Büro oder im Home Office sicherzustellen, sondern auch die die Freelancer möglichst schnell und unkompliziert in die bestehende Telekommunikations-Struktur einzubinden.

Die Schreibmentoren - ein Unternehmen mit 6 Mitarbeiter:innen und über 100 Freelancer. Um gemeinsam eine nahtlose 1:1 Beratung sowie professionellen Schreibservice anzubieten, muss das Team:

• Telefonische Erreichbarkeit sicherstellen
  
• Schnellen Kontakt zu Ansprechpartner:innen ermöglichen
• Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen zu sämtlichen Zeiten gewährleisten

Herausforderung des Kunden: Unterschiedliche Arbeitsplätze mit gleicher Nummer belegen

Die Schreibmentoren standen also, was ihre telefonische Erreichbarkeit angeht, gleich vor mehreren Herausforderungen. Gerade im Home Office und bei der Zusammenarbeit mit einer so großen Zahl an externen Freelancern ist die Einrichtung und Nutzung einer Telefonanlage zu komplex, um die Bedürfnisse insbesondere der Freelancer zu erfüllen. Kurz gesagt: Das Team brauchte eine Telefonielösung, die zuverlässig und flexibel funktioniert und auch kurzfristig ortsunabhängig einsetzbar ist.

1. Home Office Telekommunikation in Zeiten der Pandemie gestalten

Das Hopping zwischen Home Office und Büroschreibtisch während der Corona-Krise hat auch vor den Schreibmentoren nicht Halt gemacht. Im April stieg die Zahl der Arbeitnehmer:innen im Home Office um rund ein Viertel: Während zuvor nur 4 Prozent der Deutschen von zu Hause aus arbeiteten, waren es im April 2020, zur Zeit des ersten Lockdowns, 27 Prozent.

Obwohl die Zahlen in den Folgemonaten sanken, blieb der Anteil immer über 10 Prozent und sank nicht mehr auf das ursprüngliche Level zurück. Dieser Trend wird sich voraussichtlich so fortsetzen. Demnach ist es nicht nur kurzfristig, sondern auch langfristig wichtig, die Mitarbeitenden sowohl im Büro, als auch von Zuhause aus erreichbar zu machen.

2. Erreichbarkeit von Ansprechpartner:innen zu jeder Zeit ermöglichen

Für das Team der Schreibmentoren ist es wichtig, die telefonische Erreichbarkeit zu sämtlichen Zeiten zu gewährleisten, damit Kund:innen immer ein:e Ansprechpartner:in zur Verfügung haben. Insbesondere bei wichtigen Schreibprojekten mit harten Deadlines ist es wichtig, Fragen möglichst zeitnah und unkompliziert abzuklären. Insbesondere remote funktioniert das natürlich nur, wenn eine Lösung für eine einwandfreie Telekommunikation untereinander und mit den Kund:innen sichergestellt wird.

3. Neuen Freelancern eine geschäftliche Telefonnummer zur Verfügung stellen

Über 100 Freelancer sind für die Schreibmentoren tätig und die telefonische Erreichbarkeit für den engen Kund:innenkontakt ungemein wichtig. Alle mit einem Diensthandy auszustatten, kam für das Unternehmen allerdings nicht in Frage. Das wäre zum einen eine sehr teure, aber auch eine komplizierte Lösung gewesen.

Über die satellite App können neue Freelancer hingegen ganz leicht in die Kommunikationsstruktur aufgenommen werden. Ganz egal ob im Home Office oder im Büro: Dank der App auf dem Privathandy sind alle Mitarbeitenden ortsunabhängig und flexibel erreichbar. Dadurch, dass die User:innen ihre Verfügbarkeit praktisch über die App steuern können, ist eine durchgehende Erreichbarkeit durch wechselnde Zuständigkeiten möglich - ohne, dass jeder 24/7 erreichbar sein muss.

Zusätzlich zur Gruppentelefonnumer bekommt jede:r Mitarbeiter:in eine individuelle Nummer. Dadurch ist es Kund:innen möglich, Ansprechpartner:innen auch direkt zu erreichen - ohne, dass diese die private Telefonnummer nutzen müssen.

Interview mit den Schreibmentoren

Wir haben mit den Schreibmentoren aus Münster ein Interview geführt, weil wir gerne genauer wissen möchten, was sich durch die Nutzung der satellite App verändert beziehungsweise verbessert hat.

Welche Lösung wurde vorher genutzt?
Wir haben sofort auf satellite gesetzt, weil es das beste und flexibelste System darstellte.

Welche anderen Tools nutzt ihr für die interne/externe Kommunikation?
Wir nutzen unterschiedliche Systeme für die Kommunikation, also zum Beispiel (E-Mail, Teams etc. - aber alles eher im internen Arbeits-Kontext.

Konnte satellite schnell im Team etabliert werden?
Ja, da wir als StartUp sofort drauf gesetzt haben, hat es super geklappt mit der Implementation. Neue Mitarbeiter kommen mit der App sofort klar. Wir müssen nicht viel erklären, außer: "Installiere einfach die App satellite."

Die drei größten Vorteile von satellite

1. Flexibilität

Wer so viele Kund:innen und Projekte wie die Schreibmentoren GmbH gleichzeitig betreut, der muss sicherstellen, dass die telefonische Erreichbarkeit möglichst flexibel gestaltet werden kann. Dank der satellite App ist das ganz einfach möglich.

2. Möglichkeit, über das Team verteilt immer Erreichbarkeit gewährleisten zu können

Nicht jedes Teammitglied kann 24 Stunden an sieben Tagen die Woche telefonisch erreichbar sein. Trotzdem möchten die Schreibmentoren gewährleisten, dass möglichst immer mindestens ein:e Ansprechpartner:in zur Verfügung steht. Dank der satellite App ist die Organisation des Telefondienstes ganz einfach möglich. Wer gerade im Dienst ist, aktiviert die App und kann über die geschäftliche Nummer der Schreibmentoren angerufen werden.

3. Skalierbarkeit

Dass neue Mitarbeitende sofort einsatzbereit und telefonisch erreichbar sind, ist für viele Unternehmen ein Muss. Anstatt darauf zu warten, dass das Diensthandy geliefert oder die Telefonanlage eingerichtet wird, müssen sich die neuen Mitarbeiter:innen bei den Schreibmentoren einfach nur die satellite App herunterladen und sind direkt mit dem Team connected. Damit können innerhalb kürzester Zeit neue Freelancer mit einer professionellen Nummer ausgestattet werden.

Fazit: Kund:innen und Mitarbeitende mit satellite verbinden

Unternehmen, die einen engen Kund:innenkontakt gewährleisten möchten, sind darauf angewiesen, telefonisch erreichbar zu sein. Im Fall der Schreibmentoren geht es in erster Linie darum, für Kund:innen möglichst zu jeder Zeit zu sprechen zu sein. Dank der satellite App können alle Mitarbeiter:innen und Freelancer mit den Kund:innen in Kontakt bleiben und diese telefonisch betreuen - egal, wo sie sich befinden. Die Teammitglieder laden sich einfach die App auf ihr Smartphone, aktivieren ihre Geschäftsnummer und können direkt Anrufe empfangen. Nicht nur die Mitarbeitenden der Schreibmentoren sind von der satellite App begeistert, auch die Kund:innen sind sehr zufrieden mit dem Service und der Erreichbarkeit.

Du möchtest mit deinen Kund:innen noch einfacher Kontakt aufnehmen? Dann sicher dir jetzt die Team-Nummern von satellite für dein Unternehmen!

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