Tipps für professionelle Telefonansagen: Darum lohnen sie sich

Der Anrufbeantworter hat ausgedient? Telefonansagen sind veraltet? Stimmt nicht. Wir können nicht dauerhaft telefonisch erreichbar sein. Daher ist es wichtig, dass eine Telefonansage den Anruf entgegennimmt und freundlich auf ein nächstes Mal vertröstet. Wie professionelle Telefonansagen funktionieren, was du beachten solltest und wie du sie auch selbst sprechen kannst, erfährst du hier.

Professionelle Telefonansagen: Das sind die Vorteile

Selbst in Zeiten der ständigen Erreichbarkeit gibt es Momente, in denen können oder wollen wir nicht ans Telefon gehen. Im Privatleben sind professionelle Telefonansagen weniger bedeutend. Geht es jedoch um dein Unternehmen, gibt es viele gute Gründe, deine (potenziellen) Kund:innen mit einer ansprechenden Ansage zu empfangen. Vielen Unternehmen ist nicht ausreichend bewusst, wie wichtig professionelle Ansagen sind und welche Vorteile sie haben.

Der erste Eindruck zählt

Um schnell und unkompliziert Kontakt mit einem Unternehmen aufzunehmen, ist das Telefon noch immer die beliebteste Option. Professionelle Telefonansagen eignen sich ideal, um Anrufende freundlich zu empfangen. Das ist besonders dann wichtig, wenn es sich um die allererste Kontaktaufnahme zu deinem Unternehmen handelt. Der erste Eindruck, gerade bei Neukund:innen, sollte so positiv wie möglich sein. Andernfalls kontaktieren dich Kunden vermutlich kein zweites Mal.

Eine professionelle Telefonansage dient jedoch nicht nur dem freundlichen Empfang. Sie gibt dir außerdem die Möglichkeit, die Anrufer:innen mit relevanten Informationen zu versorgen. Zum Beispiel informierst du über deine Geschäftszeiten, wann du wieder aus dem Urlaub zurück bist oder bittest um Geduld, bis die nächsten freien Mitarbeitenden verfügbar sind.

Arten von Telefonansagen

Es gibt unterschiedliche Arten von Telefonansagen, die unterschiedliche Zwecke erfüllen. Manche sind informativ, andere halten die Anrufer:innen in der Leitung oder fordern zum Hinterlassen einer Nachricht auf. Wir zeigen dir im Detail, welche Arten es gibt und wie du sie am besten einsetzt.

Eine individuelle Begrüßungsansage einrichten

Stell dir vor, du rufst jemanden an und der Anrufbeantworter empfängt dich mit einem einfachen „Hallo! Derzeit bin ich nicht erreichbar. Versuche es zu einem späteren Zeitpunkt nochmal.“ Im privaten Kontext ist das üblicherweise kein Problem. Im geschäftlichen Kontext ist es für die Anrufer:innen jedoch wichtig, direkt zu wissen, dass sie richtige Nummer gewählt haben. Deswegen ist es wichtig, deine Ansage informativ zu gestalten. Denn: Mit der Begrüßungsansage hast du die Chance, dein Unternehmen vorzustellen und einen positiven Eindruck bei den Anrufenden zu hinterlassen.

Die Warteschleife

In deinem Unternehmen gehen täglich unzählige Anrufe ein, die nicht alle direkt angenommen werden können? Dann solltest du eine Warteschleife einrichten. Sie empfängt die Anrufer:innen freundlich und informiert über die voraussichtliche Wartezeit - oft begleitet von Musik. Du weißt vielleicht aus eigener Erfahrung, dass das Warten generell weniger unangenehm ist, wenn man weiß, wie lange es ungefähr dauert. Eine beispielhafte Ansage könnte so lauten:

“Unsere Mitarbeitenden sind alle im Gespräch. Gleich werden Sie weiter verbunden, bitte warten Sie einen kleinen Moment. Die Wartezeit beträgt etwa zwei Minuten.”

Mailboxansage nutzen, um über Erreichbarkeit zu informieren

Schon im Feierabend und trotzdem erhältst du einen geschäftlichen Anruf? Eine Mailboxansage sollte sicherstellen, dass Anrufer:innen darüber informiert werden, wann du das nächste Mal erreichbar bist. Biete ihnen außerdem die Option, eine Nachricht zu hinterlassen. Beispielsweise so:

“Leider rufen Sie außerhalb der Geschäftszeiten an. Wir sind morgen ab 08.00 Uhr wieder für Sie erreichbar. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Gern können Sie eine Nachricht hinterlassen, wir melden uns schnellstmöglich zurück.”

Ansage bei Störung

Störungen können dazu führen, dass dein Unternehmen telefonisch nicht erreichbar ist. Mit einer entsprechenden Ansage bist du auf diesen Fall vorbereitet und informierst deine Kund:innen. Das zeigt ihnen: Du weißt über das Problem bescheid und arbeitest bereits an einer Lösung.

Keine Erreichbarkeit für längeren Zeitraum

Solltest du für einen längeren Zeitraum, zum Beispiel im Urlaub, telefonisch nicht zur Verfügung stehen, kannst du den Anrufbeantworter dementsprechend einrichten. So informierst du genau darüber, wann du wieder erreichbar bist. Für diesen Fall kann deine Telefonansage etwa so klingen:

“Wir sind aktuell im Urlaub. Ab dem TT.MM.JJ erreichen Sie uns wie gewohnt zu unseren Geschäftszeiten von 08.00 bis 18.00 Uhr.”

Professionelle Telefonansagen erstellen: Diese Tipps helfen dir

Mal eben eine Ansage gesprochen und fertig? So leicht ist es leider nicht, zumindest, wenn sich deine Ansagen professionell anhören sollen. Wir geben dir ein paar Tipps an die Hand, sodass deiner professionellen Telefonansage nichts mehr im Weg steht.

Ansagetext formulieren: Welche Informationen sind relevant?

Stelle dir zunächst die Frage, was du mit deiner Telefonansage erreichen willst. Die verschiedenen Arten der Ansage haben wir bereits vorgestellt. Grundsätzlich ist der Aufbau immer ähnlich:

1. Fange mit einer Begrüßung an („Guten Tag“, „Herzlich willkommen“, etc.)
2. Nenne den Unternehmensnamen & evtl. den Slogan
3. Überleg dir, welche Informationen wichtig sind und bereite einen passenden Ansagetext vor. Am besten überlegst du du dir mehrere Versionen und besprichst diese dann mit deinem Team.

Wichtig ist: Gib in einen Ansagen stets konkrete und relevante Informationen und halte sie immer aktuell.

Länge – kurz und knapp

Versuche, dich auf das Wesentliche zu beschränken. Zu viele Worte schrecken Anrufer:innen ab. Bringe kurz und knackig auf den Punkt, was du vermitteln möchtest. Deswegen ist es auch so wichtig, eine Telefonansage vorab zu formulieren und aufzuschreiben. Floskeln oder nichtssagende Sätze lassen deine Ansage unprofessionell wirken.

Tipp: Hör dir deine Aufnahme zwischendurch an, dann fallen dir Wiederholungen oder komplizierte Ausführungen schneller auf. Wenn du eine Warteschleife gestaltest, kannst du natürlich bei der Länge variieren und verschiedene Texte einbauen, die sich nach einem gewissen Zeitraum wiederholen.

Finde deine Tonalität

Super seriös oder locker-lässig – es gibt viele verschieden Möglichkeiten, eine professionelle Telefonansage zu gestalten. Das allerwichtigste dabei ist, dass du sie auf dein Unternehmen und passend zu deiner Corporate Identity ausrichtest.

Wenn du unternehmerisch in einem sehr seriösen Umfeld handelst, sollte deine Telefonansage auch dieses Gefühl vermitteln. Hast du ein junges Unternehmen, das sich durch Kreativität, Freigeist und Innovation auszeichnet, kannst du auch eine witzige Ansage formulieren. Das Ganze dennoch im Rahmen und ohne zu übertreiben, denn bekanntlich ist Humor sehr individuell. In jedem Fall sollte die Telefonansage sprachlich so gestaltet sein, dass sie von potenziellen Kund:innen ernstgenommen wird.

Auch was den Sprachstil betrifft, kannst du kreativ werden. Dein Unternehmen zeichnet sich besonders durch Regionalität aus? Dann kannst du darüber nachdenken, deine Telefonansage mit Dialekt zu sprechen. Aber Achtung: Die Regionalität und der Dialekt sollten wirklich ein Markenzeichen sein und den Charme deines Unternehmens ausmachen. Agierst du national, gehört der Dialekt nicht auf die Telefonansage.

Stimme – professionelle Sprecher:innen oder doch selbst aufnehmen?

Eine dynamische und freundliche Stimme ist für eine professionelle Telefonansage unerlässlich. Du möchtest Anrufenden schließlich stets freundlich begegnen. Spreche locker, öffne den Mund beim Sprechen (Nuscheln versteht keiner) und lächle – Das hören die Anrufer:innen.

Einige Unternehmen setzen auf professionelle Sprecherinnen oder Sprecher, die für sie die Telefonansage einsprechen. Diese können deiner Telefonansage noch mehr Professionalität verleihen. Du kannst allerdings selbst entscheiden, welche Option für dich am besten ist. Spricht beispielsweise die Unternehmensleitung selbst die Ansage, kann das wiederum persönlicher wirken.

Der perfekte Ort und das Equipment

High-Quality Aufnahmen erzielst du in einem professionellen Tonstudio. Möchtest du deine Ansage an einem anderen Ort sprechen, solltest du auf jeden Fall auf eine ruhige Umgebung achten. Es klingt offensichtlich, ist jedoch wichtig zu erwähnen: Vermeide möglichst Hintergrundgeräusche wie schweres Atmen, mit dem Stuhl quietschen oder mit deinem Script in der Hand rascheln. Ob du in ein professionelles Mikrofon investieren möchtest, um hochwertige Aufnahmen zu machen, musst du letztlich selbst entscheiden.

satellite für Teams: Telefonansagen easy verwalten

Mit satellite für Teams und Unternehmen hast du die Möglichkeit, eine individuelle Telefonansage einzurichten und einfach zu verwalten. Dafür gehst du einfach in den Bereich „Telefonie“ und wählst aus drei verschiedenen Optionen:

• Option 1: Eigene Ansage direkt in der App einsprechen
• Option 2: Audio-Datei hochladen
• Option 3: Dein Text, gelesen von unserem Bot

Ja, du hast richtig gelesen: Du kannst deine Ansage von unserem Bot lesen lassen! Insbesondere wenn du kein hochwertiges Aufnahme Equipment besitzt oder nicht in professionelle Sprecher:innen investieren möchtest, ist das die ideale Lösung. Das Ganze funktioniert so, dass mit der Text-to-Speech Funktion dein Ansagetext in Sprache umgewandelt wird. Also: Einfach Text eingeben, anhören und wenn’s gefällt speichern.

Du möchtest mehr über die satellite App erfahren? Hier geht’s zur einfachen, günstigen und mitarbeiterfreundlichen Lösung für Unternehmen.

Wähle passende Wartemusik

Musik kann deiner Telefonansage das gewisse Etwas verleihen. Manche Unternehmen haben ihre eigenen Corporate Sounds, die sich natürlich auch für die Ansage eignen. Musik solltest du möglichst dezent einsetzen und darauf achten, dass sie Lautstärke passt. Die Wartemusik sollte den eigentlichen Ansagetext auf keinen Fall übertönen.

Beachte: Du darfst nicht einfach jede Musik verwenden. Möchtest du GEMA-geschützte Musik nutzen, brauchst du eine Einwilligung der GEMA und musst entsprechend einen Vergütungssatz bezahlen. Ansonsten kannst du auch auf GEMA-freie Werke zurückgreifen, die online von verschiedenen Anbieter:innen zur Verfügung stehen.

Fazit: Mit professionellen Telefonansagen punkten

Für Kund:innen ist die Telefonansage wie deine persönliche Eingangshalle, in der du erste Eindrücke schaffst und die Anrufenden abholst. Erzähle ihnen kurz, dass sie hier richtig sind, warum du gerade nicht erreichbar bist und wann du wieder für sie da sein kannst.

Verkürze ihnen die Zeit in der Warteschleife mit spannenden Infos oder biete ihnen die Möglichkeit, eine persönliche Nachricht zu hinterlassen. Diese Optionen hast du übrigens mit satellite für Teams – einfach deine Telefonansage einstellen und mit deinen Kund:innen in Verbindung bleiben, auch außerhalb der Geschäftszeiten.

satellite ist eine Telefonielösung, die es dir als Privatperson ermöglicht, kostenlos und unabhängig von einem Mobilfunkanbieter ins In- und Ausland zu Telefonieren. Für Unternehmen und Teams stehen dir weitere Features zur Verfügung, um die Business Telefonie effizient und professionell zu gestalten. Das beste daran: Dazu ist kein zweites Handy oder eine zweite SIM-Karte notwendig, denn wir stellen dir direkt über die App eine Zweitnummer zur Verfügung, unter der dein gesamtes Team erreichbar ist.